Energikartleggingen er basis for videre arbeid i planleggingsfasen. Dernest kommer tre aktiviteter:

  Hva skal gjøres

Basislinje

Basert på energikartleggingen skal organisasjonen etablere en basislinje, eller flere, for en representativ periode av energibruken. Deretter bør endringen i energiytelsen måles mot basislinjen for energi.

Hensikten med en basislinje er for eksempel å kunne måle forbedring over tid, samt vurdere om selve energiledelsessystemet hjelper organisasjonen med å nå sine mål og ha en god energianvendelse (unngå energisløseri). En organisasjon bør derfor jevnlig evaluere prestasjonen sin mot basislinjen for å se hvordan den ligger an og eventuelt korrigere kursen (avviksbehandling) dersom energiforbruket er høyere enn antatt.

Basislinjen kan for eksempel være det aktuelle energiforbruket for et år med normal produksjon, men den bør justeres dersom det forekommer større endringer på installasjonen.

For basislinjen er det anbefalt å ha en metodebeskrivelse for når og hvordan denne skal endres. Den bør justeres dersom følgende forhold inntreffer:

KPIer

KPIer (‘‘Key Performance Indicator’’) er det begrepet olje- og gassindustrien bruker aktivt når de snakker om energiindikatorer, og begrepet er derfor benyttet i denne veiledningen. Standarden for energiledelse bruker begrepet EnPI for energiytelsesindikatorer, definert som kvantitativ verdi eller mål for energiytelse slik den er definert av organisasjonen. KPI-begrepet brukt i denne veiledningen er derfor det samme som EnPI-begrepet fra standarden.

For å etablere gode og tallfestede KPIer er det som regel nødvendig med en analyse som ser på hva som påvirker den aktuelle KPIen. Er god start vil være å gjøre noen forenklede målinger eller beregninger for å sette en foreløpig KPI. Deretter kan det bli nødvendig med større analyser på komponent- eller systemnivå for å finne en mer optimal verdi for KPIen som skal benyttes.

Eksempler på KPIer er:
CO2-utslipp/Sm3 o.e. produsert Energiforbruk (kWh)/Sm3 o.e. Tonn/Konkraftmål Brenselgassforbruk (Sm3)/Gass eksportert (Sm3)

Erfaringene fra industrien tilsier at arbeid med å definere gode KPIer er tidkrevende, og som krever involvering av flere mennesker med spesialkompetanse innenfor ulike fagområder. På denne måten kan de sikre seg at KPIen som skal defineres er gjennomtenkt med tanke på verdi, innhold, sammenhenger og påvirkning fra andre systemer.

Da forskjellige personer i organisasjonen kan påvirke ulike faktorer kan det være lurt å organisere KPIene i et strukturert hierarki. Denne strukturen bør starte med en overordnet KPI som er gyldig for hele organisasjonen og deretter splittes opp i andre KPIer som er mer spesifikke for en bestemt avdeling/enhet eller arbeidsområde.

Eksempler på KPIer for energiledelsessystemet relatert til idéer
Antall ideer for energiledelsestiltak som er foreslått (av alle ledd i organisasjonen, spesielt med fokus på operatørene). Antall vurderte ideer (gjøres av for eksempel energiteamet). Antall tiltak gjennomført (de tiltakene som kan være kostnadsreduserende uten for store investeringer bør vurderes gjennomført).

KPIer på bunnen av hierarkiet bør være forhold som operatørene og annet personell med spesialkompetanse kan påvirke direkte gjennom sitt daglige arbeid.

Et skjematisk eksempel på en KPI-struktur er vist under.

Energimål

Organisasjonen skal gjøre følgende som en avslutning på planleggingsfasen:

Når dette er gjennomført, kan organisasjonen gå videre til utførelsen av energiledelse.

Målene som skal settes bør formuleres som SMART, det vil si:

Det er viktig at målene og tilhørende delmål er forenlige med den definerte energipolitikken. Målene bør bli satt med hjelp og innspill fra de ansatte lenger ned i systemet, men initiativet bør komme fra toppledelsen. Det er viktig å inkludere ansatte på flere nivåer i organisasjonen slik at det blir et felles eierskap til målene. Målene må bli satt i samsvar med KPIene som definert tidligere.

En handlingsplan bør inneholde:

  Hvem bør involveres

Det bør være mange av de samme personene som var involvert i energikartleggingen som er involvert i etableringen av energimål, se liste under. For å sikre forankring blant ledelsen, bør i tillegg flere personer fra høyere opp i organisasjonen være involvert i prosessen. Utførende enhet bør være inkludert slik at det blir en forankring hos dem som skal bidra til å nå målene.

Personer som har god kjennskap til eksisterende styringssystemer bør være inkludert for lettere å gjennomføre prosessen.

Forslag til personer som kan være involvert i denne fasen av planleggingen:

  Hva skal dokumenteres

For basislinje, energiytelsesindikatorer og energimål skal følgende kunne dokumenteres:

 Utfordringer og løsninger

Erfaringene fra industrien tilsier at det eksisterer ulike utfordringer og potensielle løsninger for hva som kan forekomme ved etablering av basislinje, definering av energiindikatorer og målsetting.

En utfordring ved å definere basislinjen er å finne hvilket år som kan klassifiseres som et normalt produksjonsår. Det forekommer som regel alltid avvik fra normalen, men dette kan være vanskelig å ta hensyn til når basislinjen defineres.

Etter at en basislinje er valgt, er det viktig å oppdatere den dersom ny informasjon skulle foreligge, eller større endringer skal gjennomføres på installasjonen som kan påvirke basislinjen.

For å få bedre KPIer kan det være nødvendig med en omfattende analyse.

Bedre forståelse av energiforbruket fra energikartleggingen, kan gjøre det enklere å vite hvilke parametere/inngangsdata som er nødvendige til en slik analyse.

Ressurskrevende, det er mange mennesker som kanskje må involveres for å finne sammenhenger for KPIene.

Selv om det er ressurskrevende å definere KPIer, vil prosessen føre til at organisasjonen som helhet kan dra nytte av dette i det lange løp. Det blir enklere å vite hvem som har hvilke ansvarsområder, og noe som kan gjøre arbeidet lettere i fremtiden.

Utfordrende å finne KPIer som tilfredsstiller alle krav, og i tillegg kan noen av KPIene motvirke hverandre.

KPIer som motvirker hverandre bør unngås, og en omfattende kartlegging bør gjennomføres for å forstå sammenhenger bedre.

Utfordrende å sette mål og tilhørende delmål som har en god forankring i organisasjonen, er realistiske, men allikevel optimistiske og utfordrende.

Det er viktig å inkludere de rette menneskene for å sette de aktuelle målene og tilhørende delmålene. Det betyr at det anbefales at flere ledd i organisasjonen er inkludert i prosessen og i tillegg faktisk har en nødvendig myndighet.

Det er ikke nødvendigvis enkle løsninger på alle utfordringer som blir identifisert. Noen ganger kan imidlertid gode muligheter oppstå som følge av en prosess som dette, for eksempel:

 Energiledelse i praksis

Regresjonsanalyse for utslippsintensitet hos Statoil
Statoil har gjort en analyse av utslippsintensitet som funksjon av produksjon. Basert på dataene har de gjort en regresjonsanalyse for å finne det optimale området produksjonen bør ligge innenfor for å unngå en for høy utslippsintensitet.

  Hvor finner du dette i ISO 50001?