Energiledelse og energieffektivisering foregår på ulike organisasjonsnivåer. Dette stiller krav til utarbeidelse av innrapporteringsrutiner for å unngå dobbeltarbeid og sikre konsistens i hva som rapporteres.

 Hva skal gjøres?

Rapportering deles gjerne inn i offentlig (det som må rapporteres) og intern rapportering der førstnevnte inkluderer informasjon og dokumentasjon påkrevd ved lov eller gjennom tillatelser (f.eks. Miljødirektoratet, Oljedirektoratet etc.). Den andre typen er rapportering i henhold til interne krav og rutiner samt andre eksterne forventninger. Uavhengig av type rapportering bør tilnærmingen være den samme slik at systemet blir mer effektivt og man unngår dobbeltarbeid og sikrer konsekvent informasjonsinnhenting/rapportering.

En hensiktsmessig og effektiv rapporteringsprosess er basert på følgende elementer:

Disse trinnene er beskrevet nedenfor.

1. Identifisering av sluttbruker og dens behov (definere leveranse)

En sluttbruker kan beskrives som: “Person eller organisasjon som identifiseres av de som rapporterer miljø-/energirelatert informasjon som den som er avhengig av denne informasjonen for å kunne ta beslutninger“.

Ofte brukes det ikke tilstrekkelig tid til å identifisere sluttbruker og dens behov, og det eksisterer derfor en risiko for at feil informasjon rapporteres eller at detaljnivået i materialet ikke er tilpasset mottakerens behov. Dette kan bidra til ineffektiv bruk av ressurser, gir ikke tilstrekkelig grunnlag for beslutninger o.l. Ved å følge en standardisert prosess som vist i figuren ovenfor styrkes muligheten for at rapporteringen presenterer relevant og komplett informasjon.

Det er en foreskrevet prosess som forventes i kvalitet- og miljøledelse i 2015-versjonen av ISO 9001 og ISO 14001. Det er derfor anbefalt å gjøre denne kartleggingen av sluttbrukere integrert med kravene i de andre styringssystemene.

Hvordan kan jeg identifisere sluttbrukere (også omtalt som interessent/stakeholder) og deres behov?

Lage en liste over aktuelle sluttbrukere, hvilke beslutninger de må treffe og deres behov for informasjon. Sluttbruker kan være personer, roller eller organisasjoner eksempelvis: Internt: Ledelsen Driftsavdelingen Myndigheter: Miljødirektoratet Oljedirektoratet Regjeringen Andre eksterne: Bransjen og bransjeorganisasjoner (Norsk olje og gass) Konkraft Intresseorganisasjoner Samfunnet Leverandører Kontraktører Media

Tabellen nedenfor gir eksempler på informasjonsbehov for de enkelte sluttbrukerne.

Eksempler på interne sluttbrukere, deres informasjonsbehov og rapporteringsfrekvens
Som en grunnregel vil de interne sluttbrukerne ha et informasjonsbehov om: Utslippsdata Utslippsreduksjon i relasjon til en basislinje og benchmarking Kostnader Energiforbruk og trender (innenfor utslippsnivå og nasjonale/regionale mål) Annen potensiell relevant informasjon er:

Tabellen nedenfor gir eksempler på informasjonsbehov for de enkelte sluttbrukerne.

Eksempler på eksterne sluttbrukere, deres informasjonsbehov og rapporteringsfrekvens
Eksterne sluttbrukere kan kategoriseres som følger: Myndigheter Samarbeidspartnere og eier Bransjeorganisasjoner Støtteordninger Allmennheten Som en grunnregel har samtlige et informasjonsbehov om: Utslippsdata Utslippsreduksjon Annen potensiell relevant informasjon er:

2. Etablering av rapportering- og kommunikasjonsplan

I en rapporterings- og kommunikasjonsplan bør følgende informasjon inkluderes:

Rapportering av energiledelse er tett koblet til klimarapprotering. Derfor kan en liknende prosess bygges opp innenfor energirapportering og være en del av en rapporteringsplan. En typisk prosess for klimarapportering består av følgende trinn:

Ytterligere informasjon finns på siden om Intern og ekstern kommunikasjon.

3. Fastsettelse av interne rutiner og innsamling av informasjon og data

Dette trinnet omfatter delvis fastsettelse av interne registrerings- og rapporteringsrutiner og delvis innsamling av informasjon og data.

Etablering av gode interne rutiner for registrering og rapportering/aggregering er ofte identifisert som en utfordring. Dette kan forbedres gjennom å identifisere hvilke roller som er berørt, ha klare beskrivelser/rutiner samt gjennom intern opplæring.

Innsamling av data og informasjon skjer fra ulike deler av en (et) installasjon/felt samt din egen organisasjon. Informasjonen bearbeides og sammenstilles i definert rapporteringsformat. Det er standard praksis at resultatene er presentert til sluttbruker før endelig leveranse.

Innsamling av informasjon og data trengs blant annet for:

4. Kvalitetssikring, internt eller tredjepart

For visse typer rapporteringer er det behov for ekstern tredjeparts sjekk eller verifikasjon, mens for andre rapporteringer er intern verifisering tilstrekkelig. Uavhengig av rapporteringsformat er det viktig å ha rutiner for kvalitetssikring og verifikasjon som en integrert del av rapporteringsprosessen. For eksempel er det viktig at de personer/roller som har gitt innspill til rapporteringen får mulighet til å verifisere sin egen input. Et eksempel på et rammeverk for kvalitetssikring er vist i figuren.

Med økt åpenhet er det viktig at de ulike rapporteringsformatene baseres på en felles plattform med henblikk på innsamling av data så vel som hvordan beregninger gjennomføres (eksempelvis for utslipp).

Det er viktig å ta hensyn til de følgende prinsippene ved kvalitetssikringen:

5. Distribusjon/publisering av leveranse/rapport

Distribusjon og publisering av resultater/rapporter gjøres via ulike interne og eksterne plattformer, eksempelvis:

Det mest sentrale er at informasjonen kommer frem til rett sluttbruker og innenfor forventet tid, noe som gjelder både internt og eksternt.